Protectia informatiilor in agentiile imobiliare

Informaţia într-o agentie imobiliara (A.I.) este un bun comercial, pe baza căruia se realizeză tranzacţia imobiliară şi, mai mult, se creează relaţii de parteneriat cu clienţii. În consecinţă, operatorii pe piaţă au tot interesul, pe de-o parte, să îşi protejeze ceea ce au acumulat, iar pe de altă parte, să absoarbă toate scurgerile de informaţii cauzate de vulnerabilitaţile concurenţilor.

Odata ce am clarificat de ce este necesară protejarea informaţiei în A.I., să trecem în revistă vulnerabilităţi ce pot favoriza disiparea necontrolată în exterior, pierderea sau distrugerea informaţiei în agenţia imobiliară.

Vulnerabilităţi de origine internă sunt determinate de:

- metode, mijloace de prelucrare, stocare şi arhivare rudimentare

Este vorba, printre altele, de inexistenţa sau de insuficienţa spaţiilor dedicate de păstrare a documentelor rezultate din activitate. Depozitarea lor in spatii improvizate face dificila regasirea si actualizarea informaţiilor in timp util sau ratacirea unor elemente componente, care nu permit valorificarea oportună a potenţialului informaţional al A.I.. De asemenea, prelucrarea manuală este ineficientă in cazul unui volum ridicat de materiale si ale termenelor-limită strânse.

- mijloace de comunicare/deplasare insuficiente

Pentru a păstra ritmul cu dinamica informaţiilor de pe piaţă, A.I. are nevoie să acopere o cotă de piaţă suficientă. Acest lucru presupune, pe de-o parte comunicarea cu jucătorii de pe piaţă (proprietari, investitori etc.), iar pe de altă parte, deplasarea agenţilor la diverse locaţii într-o perioadă de timp cât mai scurtă.

Lipsa mijloacelor de comunicare si de deplasare scoate, practic, A.I. din fluxul informaţional de pe piaţă. În acest caz, clienţii A.I. deficitare vor migra către alte A.I. care sunt capabile să le acopere necesarul de informaţie.

- pregatirea deficitară a personalului

Pregătirea agentului imobiliar ar trebui sa fie una interdisciplinară, chiar dacă aceasta nu necesită o respiraţie academică. Astfel, acesta necesită stăpânirea unor noţiuni juridice, financiare, topografice, arhitecturale ş.a.m.d. precise. Confuziile, aproximările de orice fel determină distorsionarea sau descompletarea informaţiei – din cauza neînţelegerii unor concepte -, conducând la descalificare în faţa clientului a agentului şi, implicit, a A.I. reprezentate.

- reaua-voinţă a angajaţilor

Reaua voinţă a angajaţilor este principala cauză a pagubelor produse A.I. şi se manifestă cu predilecţie în câteva moduri:

1. deturnarea informaţiei/clienţilor, când prin diferite convenţii sunt eludate relaţiile contractuale între A.I. şi clienţi sau, respectiv, agent. De exemplu, in cazul realizării unei tranzacţii, agentul pezintă contractele de comision părţilor având ca beneficiar altul decât A.I..
2. furtul informaţiilor, in folosul agentului sau al unui terţ.
3. neîndeplinirea atribuţiilor la locul de muncă.

- mediu de lucru inconfortabil, ostil

Aceaste calitati ale mediului de lucru sunt dezvoltate ca urmare a politicilor de personal deficitare promovate de conducerea companiei. Manipularea gresita a sanctiunilor, spiritul de clica, lipsa de control a intrgului lant ierarhic, inconsecventa in respectarea intelegerilor angajator-angajat sunt tot atatia factori generatori de vulnerabilitati la nivelul A.I..

Vulnerabilităţi de sorginte externă sunt provocate de regula de demersurile unor competitori de atragere a agentilor valoroşi sau de tendinţa unor clienţi de a-şi promova proprietatea către un număr limitat de agenţii.

Pentru a diminua riscul de alterare a informaţiilor se pot lua unele măsuri de prevenire şi/sau contracarare, după cum urmează:

1. folosirea intensivă a tehnicii de calcul şi a softurilor specializate pentru prelucrarea, stocarea şi schimbul de informaţii
2. instruirea adecvată a apersonalului
3. crearea unui mediu de lucru confortabil
4. alocarea de mijloace de comunicar/deplasare adecvate nevoii agenţilor
5. aplicarea de proceduri si politici de securitate ajustate pentru nevoile de cunoaştere şi specificul fiecărei agenţii, respectiv agent.

Cu privire la ultimul punct, majoritatea agenţiilor imobiliare au procedat la disjungerea agenţilor după domeniul lor de activitate. Adică cei specializaţi pe vânzari terenuri nu vor face închirieri de birouri, sau cei de la vanzari de apartamente nu vor închiria hale industriale.

De asemenea, clasificarea informaţiilor este necesar a fi structurată pe criterii simple, comprehensive, cu eliminarea pe cât posibil a excepţiilor, astfel încât să faciliteze regăsirea sigură şi rapidă.

Implementarea tehnicii de calcul in activitatea cotidiană a A.I. eficientizează considerabil efortul depus in vederea atingerii obiectivelor acesteia. În acest mod sunt rezolvate simultan probleme legate de procesarea, transmiterea, stocarea, clasificarea, protecţia şi valorificarea la un nivel superior a informaţiei.

Sigur, compartimentarea informatiei este o metoda clasica de protectie cu efecte incontestabile. Totusi, intrucat tranzactia in sine se realizeaza eminamente pe baza efortului si a relatiilor personale consider ca A.I. ar trebui sa aloce un efort important pregatirii si controlului personalului.

Pe lângă pregătirea teoretică, agentul imobiliar ar mai trebui sa dovedească unele abilităţi specifice, conexe „domeniului” vanzărilor, cum ar fi volubilitatea, spontaneitatea, rezistenţa la stres şi la program prelungit, abilităţi de conducător auto. De asemenea, sunt imperios necesare noţiuni de conduită şi cod vestimentar.